前几天把采购收货里短收和超收的情况理了一遍，今天接着往后走了一步：如果货已经收进来了，后来发现质量问题要退给供应商，库存和发票应该怎么处理。这个场景比单纯改数量麻烦，因为货是真的退走了，钱也真的不能照原样付。
我用一张测试单把流程走了一遍，才发现采购退货在 ERPNext 里不是一张单能解决的事。库存要退，应付也要冲，两边有关联，但谁也不能代替谁。
先把场景摆清楚
假设采购订单下了 10 件，仓库实收 10 件，供应商发票也已经入账。过了两天，质检发现其中 2 件有瑕疵，和供应商确认后退回。这个时候，原来的采购订单、收货单和发票都已经提交，不能为了结果好看回去改数量。
我一开始盯着那张收货单想了半天，后来提醒自己：已经提交的单据是当时的业务凭证，后面发生退货，就应该新增一张退货单，而不是把原来的记录抹掉。
库存先从退货单走出去
ERPNext 里做采购收货退回时，可以从采购收货单创建退货，或者新建采购收货单后把退货选项打开。具体入口不同版本会有些差别，但要点是一样的：关联原来的采购收货单，选对物料、数量和仓库。
这次我退 2 件，就老老实实填 2 件。批次或序列号能选的也要和实物对应，不能只图快按物料编号退掉。提交之后，库存数量会减少，库存账里也能看到和生产入库相反的那条记录。
这里有个前提：退货之前先确认仓库里确实还有这批货，而且没有被其他单据占用。如果货已经发出或者数量对不上，应该先查库存，不要靠负库存把流程硬推过去。
发票不能删，得做一笔冲回
库存退掉以后，供应商那边如果已经开票，应付账款不会自动消失。我的测试单里，这一步要另外创建采购发票的退货或借项通知，关联原发票，按退回的数量和金额冲回。具体叫法看版本和设置，但业务含义都是“这张票要减掉一部分”。
我没有直接修改原来的采购发票。原票保留，退货产生的负数记录挂在后面，这样以后查账时能看到完整的来龙去脉。供应商如果重新开票，也应该作为新的凭证处理，而不是把旧票覆盖掉。
还有一种容易被混在一起的情况：供应商只是同意退一部分货款，或者补发损坏的配件，但货并不退回。这就属于金额调整或补货，不该随手开一张库存退货单。先分清“货退不退”和“钱退不退”，后面的单才不容易做错。
我会核对的三处
第一是库存。退货前后的结存要对得上，退货日期、仓库和批次不能选错；如果退货日期跨了月末，库存估值也可能跟着变，我不能为了补一张旧单随便倒填日期。
第二是单据关联。我会从采购收货单点进退货记录，再从采购发票点进冲回记录，确认原单和退货单都能互相找到。只看到库存少了，却没看到对应的应付变化，这单就不算走完。
第三是供应商应付。回到供应商往来里看未付金额有没有从原数减下来，和供应商的对账单能不能对上。数量、税额、运费如果其中一项没冲干净，下个月付款时还会再冒出来。
今天的小结
采购退货不是“把入库数量改掉”这么简单，它是两件同时发生的事：仓库把实物退出去，财务把应付冲回来。两张单要互相呼应，但各自保留自己的记录。
我现在会在退货前先问三个问题：货到底退不退，原发票有没有入账，退货日期会不会影响当期库存和账务。这三个问题答清楚，ERPNext 里该选的单据基本也就定了。下次准备拿一张带运费和税额分摊的退货单再试一遍，看看部分冲回时还有哪些地方容易漏。