这两天门店微信群里的事有点杂：有客户问配件什么时候到货，有库管说一批货标签贴错了，还有销售转过来的售后需求。以前我会边翻聊天记录边记在纸上，最后总有一两条漏掉。今天想试着换个办法：先把聊天记录导出来，让 AI 帮我把里面能执行的事收成一张表，再由我自己确认。
先别急着把整段聊天丢给 AI
第一次我直接复制了很长一段群聊，让 AI “帮我总结一下重点”。结果看着挺像回事，但真正要跟进的几件事反而混在一起了。比如销售说“客户催得比较急”，它写成了截止时间；另一条只是我问“谁有空看下”，它也变成了任务。
后来我改成分两步：先把“好的、收到、辛苦了”这类话删掉，再把有效内容按时间、说话人、原话三列整理成简单文本。这样再交给 AI，靠谱很多。输入越乱，它越容易把闲聊当成正事，这一步不能省。
我让它输出的字段
我不想只要一段总结，而是固定让它输出这几项：
- 事项：一句话说明要做什么。
- 来源：谁在什么时间说的，必要时保留原话。
- 关联对象：客户、供应商、设备或订单号。
- 需要确认的人：这件事最后由谁拍板。
- 时间：聊天里明确的日期；只有“尽快、这两天”这种说法的，标成“待确认”。
- 下一步：现在就能做的小动作。
这样整理出来之后，如果聊天里没有明确截止日期，我也不会自己补一个。凡是 AI 猜的，都要求它改成“待确认”，而不是填一个看起来合理的日期。这个要求写进提示词后，输出就老实多了。
人工复核比生成更重要
清单出来后，我逐条对回了聊天记录。最有用的一次复核，是发现 AI 把两个同名客户混在了一起；还有一条售后其实已经被库管回复过，只是我当时没看到。AI 帮我省掉的是翻记录和分类的时间，不是判断责任的时间。
尤其“谁负责、什么时候完成、是不是正式承诺”这三点，最好别让 AI 直接拍板。我后来给自己定了个小规则：AI 生成的清单只放在待确认区；经过销售、库管或客户确认后，才进入正式的 ERPNext ToDo 或工单。聊天记录本身也不删，留在原来位置，后面有争议时还能回看。
今天的小结
这个办法没有神奇到一键解决所有沟通问题，但确实比我在群里来回翻要稳。最重要的是把输入先收拾干净，把输出字段定死：要什么、谁说的、谁确认、下一步是什么。只要少漏一件事，这张表就有价值。
下周想试试把确认后的条目再接到 ERPNext 的待办或客服流程里，看能不能少一次重复录入。