今天本来只是想把手头一叠报销发票录进系统，结果坐下来才发现事情没有这么简单。票据来源太杂了：有电子发票 PDF，有拍照的纸质小票，还有几张从邮箱里翻出来的附件。文件名不是数字串就是手机默认的 IMG 名字，光是把它们和报销单对上，就花掉了我不少时间。
所以这次我干脆先不打开录入界面，而是换了一条顺序：先把票据整成一份能核对的表，再决定哪些进系统、哪些退回去补材料。
先把票据放进一个文件夹
第一步很笨，但效果明显。我把这段时间攒下来的票据都收进同一个文件夹，然后按“年份-月份”建子目录，不再散在下载目录、微信目录和桌面。手机拍的小票统一转成 PDF 或清晰的 JPG，模糊到看不清发票号码的直接单独放一个“模糊待处理”目录，不混进去扫描。
这个动作听起来像是在做归档，其实是为了减少后面识别的干扰。我试过直接拿一堆混着截图、聊天照片和小票的图片去识别，出来的结果会比干净输入差不少。先把输入整理干净，后面的人工核对量会明显下来。
固定输出字段，比一次识别准更重要的是每次都一样
我这次没有让工具自由发挥，而是先定好字段，再一次性处理整批：
发票类型、开票日期、发票号码、销售方名称、项目或服务简称、不含税金额、税额、价税合计、购买方名称、报销人、项目编号、备注。
字段定下来以后，我让工具只做两件事：把票面上看得见的内容抽到对应字段里，抽不出来的标成“待确认”。这样就不会出现第一批识别结果里有某列、第二批又没有的情况。实际用下来，固定字段最大的价值不是让识别更准，而是让后面的异常检查变得可重复。
对不出金额的，一律单独拎出来
票据里最容易出问题的不是文字，是数字。价税合计、税额和不含税金额之间是有关系的，我会让表里固定做一条公式：不含税金额加上税额是否等于价税合计，差一分钱也标出来。这个检查帮我抓到过一张税额抄错的小票，如果直接录进系统，后面和付款记录对不上，还得回头翻原件。
除了金额，我还会看开票日期和报销周期。跨月、跨季度的票据单独标色，不是不能报，而是需要先确认这笔费用的归属期间。把问题在表里标出来，比进了系统再发现要容易处理得多。
重复票据要先归一化，再判断
这次最实用的一个步骤是去重。因为同一张发票可能既在邮箱里、又在微信里、还被拍照存过一份。我用的判断口径是“发票代码加发票号码”，但没有直接比字符串，而是先做归一化：去掉空格和横线，把全角数字转成半角，货币符号统一，英文字母转成小写。
归一化之后再去匹配，误报会少很多。上次没做这一步时，同一张发票因为号码中间多了一个空格，被当成了两张不同的票。现在我会把它当作一条固定规则写进流程，而不是临时用眼睛比对。
还有一种情况是票面上没有发票号码的纸质小票。这种不能靠号码去重，我会按日期加收款方加金额做一次“疑似重复”提示，但不直接判定。因为确实存在同一天、同一家店、同样金额的两次消费，最终还是要结合银行流水或微信支付记录看。
处理完的结果长什么样
这轮整理下来，每张票据最后只会落到两种状态：可以核对的和需要补的。可以核对的，12 个字段都填齐，金额自洽，和已有票据不重复；需要补的，会明确写出原因，比如缺字段、金额待核、疑似重复或票据类型识别不了。表格里用筛选就能很快分开，不用再逐张翻扫描件。
需要补的票据也不会被自动丢掉，而是换一个状态继续跟：缺发票号码的回去找开票方，金额有问题的重拍一张清晰的，疑似重复的先对应付款记录。等确认完，再统一进入报销流程，而不是一边处理一边改表。
工具做的是整理，签核还是人来做
做到这里我反而更确定一件事：AI 办公工具适合把散落的票据收成一张能核对的表，不适合替我做能不能报的判断。哪些费用属于项目支出、超额要不要走例外、跨期票据归到哪一期，这些都需要业务和财务确认。工具能帮我把问题列清楚，但最后一步必须有人签字。
今天这套流程还有一个附带好处，就是原始文件和整理后的表格是放在一起的。以后有人问某笔报销是怎么来的，顺着表格里的文件编号就能找到对应的扫描件，不用再翻聊天记录。
下一步
我准备先把这张表接进现有的报销流程，只做两件事：生成一个待报销单据的草稿，并把原始文件路径一起记进去。暂时不碰审批和付款，那两个节点留给财务系统里的正式权限来处理。等这张表跑顺了，再考虑把识别结果直接写回 ERPNext 的费用报销模块。
下一步如果顺利，我会记录清晰度差的小票怎么补拍，以及同一张票据在不同平台重复提交时，系统里该怎么留痕。